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Tasks auf Kanboard
30.06.2015

“かんばん” oder “How to get shift done.”

Die große Frage: Wie funktioniert das eigentlich, eine gutaussehende und optimal nutzbare Seite zu bauen, spannende Inhalte zu entwickeln und gleichzeitig noch Ziele messbar erreichen?

How we work

Unsere Antwort:             かんばん
Ja, richtig gelesen:         [kanban]

Kanban ist eine Methode der Produktionsprozesssteuerung. Ziel der Kanban-Methode ist es, die Wertschöpfungskette auf jeder Fertigungs-/Produktionsstufe einer mehrstufigen Integrationskette kostenoptimal zu steuern. Dabei erfolgen die Entnahmen aus den jeweiligen Pufferlagern und das Nachliefern in dieselben Pufferlager asynchron. Durch das Verteilen der Pufferlager in der Produktion entlang der Integrationskette wird mit einfachen Mitteln der Information und mit kurzen Wegen des Transports eine einfache Lösung erreicht.

Kanban entstammt dem Japanischen. Dort heißt かんばん so viel wie „Karte“, „Tafel“ oder „Beleg“. Alternative Namen für Kanban sind Hol-, Zuruf-oder Pull-Prinzip. Ok. Ich gebe es zu: Das war mein Kollege auf Wikipedia. Jetzt bin ich wieder da. Seit 1947 sorgt Kanban bei Toyota dafür, dass aus Gummi, Metall und Plastik preiswerte und zuverlässige Autos just-in-time hergestellt werden. Bei shift arbeiten Technologen, Kreative, Projektmanager – und wenn es für das Projekt Sinn macht auch Kunden, gemeinsam in einem Kanban-System.

Darum lieben wir Kanban:

Übersichtlichkeit:

Kanban zwingt konkrete Arbeitspakete zu definieren und logisch zu strukturieren und gibt eine Übersicht über die Entwicklung des Projekts.

Eigenverantwortung:

Durch ein gut gepflegtes Kanban-Board haben alle Mitarbeiter den Überblick über ein Projekt, wissen genau was ihre Aufgaben sind und deswegen ARBEITEN auch alle MIT.

Kollaboration:

Das Board schafft einen gemeinsamen Prozess. Es synchronisiert beispielsweise Verantwortliche für Konzept, Design und Entwicklung, die dann gemeinsam entscheiden welche Aufgaben wie priorisiert werden.

Frau schreibt mit Kreide auf Tafel

So funktioniert unser Kanban:

Zugegeben: Unser cloud-basiertes Board ist nicht so fotogen wie die haptisch-kreativ-chaotisch-organisiert-liebenswerten Post-It-Installationen, die hin und wieder an Agenturwänden gedeihen, aber voilà: In einem Editor für Titel und Aufgabenbeschreibung und ein paar Checkboxen und Dropdowns (Was? Wann? Wie lange?) legt man im Backlog eine neue Aufgabenkarte und manchmal auch schon dazugehörige Teilaufgaben an.

Nach Absprache im Team pickt sich dann jeder seine Aufgabenkarten aus dem Backlog und platziert sie erst mal in der Ready-Spalte - so ist klar, wem die Aufgabe zugeordnet ist. Wichtig ist dabei, dass nicht der Projektmanager die Aufgaben zuweist! Jeder holt sich seine Arbeitspakete selbst ab.

Wir organisieren uns dabei meist in Wochen-Sprints, d.h. am Ende einer Woche wird im Team besprochen, wie die Woche lief und wer mit welchen Aufgaben ab Anfang der folgenden Woche startet. Dabei ist wichtig, dass das Pensum auch realistisch ist. Die Karten werden dann vom Team die Woche über von Spalte zu Spalte von links nach rechts bis zu Done bugsiert. Unterwegs entstehen neue Einsichten zu der Aufgabe und zu dem Projekt, es können jederzeit neue Aufgaben im Backlog erstellt werden.

In heißen Phasen trifft sich das Team im "Daily" und bespricht die Leistung von gestern und was heute auf der Menükarte steht.

Designer stehen vor Kanboard

Von links nach rechts:

Startblock reimt sich auf Backlog. Da braucht man nicht viel erklären. Wichtig ist, dass von Anfang an darauf geachtet wird, dass eine Aufgabe eindeutig, klar und verständlich beschrieben ist.

In die Ready-Spalte wandert eine Aufgabe, wenn das Team entschieden hat, sie zur Bearbeitung freizugeben (zum Beispiel wenn für das Projekt notwendige Informationen vom Kunden angekommen sind).

In der anschließenden Work-In-Progress-Row geht es richtig zur Sache. Meistens werden hier noch ein paar Teilaufgaben hinzugefügt. Es ist darauf zu achten, dass dies auch Teilaufgaben sind, so dass keine Row zu einer wilden To-Do-Liste mutiert. Denn: Ein Kanban-Board funktioniert am effektivsten, wenn die Anzahl gleichzeitiger Aufgaben übersichtlich bleibt. Genau deswegen empfiehlt es sich auch einzustellen wie viele Aufgaben maximal in einer Spalte Platz finden dürfen.
Sind alle Teilaufgaben als aktiv und schließlich als abgeschlossen markiert, wandert die Karte in die Qualitätssicherungs- und Freigabe-Spalte.

Der Rest ist schnell erzählt: Nachdem bei Done die Korken geknallt haben, torkelt die völlig erledigte Aufgabenkarte leise in die Archiv-Spalte.

Die horizontalen Ordnungsblöcke nennt man Swimlanes. Sie steigern die Übersichtlichkeit des Projekts sehr und sind daher ein großer Pluspunkt von Kanboard im Vergleich zu manchen anderen softwarebasierten Kanban-Systemen.
Kanboard beinhaltet übrigens auch spannende Tools zur Performance-Analyse von Projekten (Burn-Down-Charts, Average time into each column u.a.) und viele praktische Möglichkeiten zur Individualisierung und Optimierung (Automatismen).

Das Beste zum Schluss: Die Software wird von Frédéric Guillot kontinuierlich weiterentwickelt und ist kostenlos nutzbar. Hier geht’s zum Download von Kanboard.

Text: Johannes Schubert